Bibliodid

Logiciel utilisé pour la gestion d’un festival de théâtre.

Les activités se répartissent dans différentes salles, dans différents lieux. Une quinzaine de groupes d’élèves se répartissent à travers toutes les activités. Dans notre cas d’usage, il y a environ 250 activités par évènement, pour un festival de 4 jours.

Fonctionnalités

Liste non exhaustive.

• Affichage du planning, filtrable par groupe d’élèves et imprimable si besoin
• Saisie des informations générales sur l’évènement
  • Renseignement d’une carte des lieux
  • Accès administrateur·ice, support et visiteur
  • Possibilité de publier progressivement le planning (la veille pour le lendemain à partir de 18h00)
• Saisie des lieux
  • Saisie de « sous-lieux » (ex: salles dans un même lieu)
  • Possibilité de définir des créneaux pendant lesquels ces lieux peuvent être utilisés
• Saisie des types d’activité
  • Renseignement d’une durée et d’un lieu par défaut
  • Renseignement de paramètres de fréquence : indique au logiciel que telle activité doit avoir lieu X fois par évènement ou par groupe d’élèves
• Saisie des groupes d’élèves par leur personnel encadrant avec les informations relatives au logement de ces élèves (demi-pensionnaire, externe, régime alimentaire, autres informations…)
• Saisie du personnel encadrant (nom, prénom, numéro de téléphone…)
• Saisie du planning de l’évènement
  • Renseignement du lieu, de la date et heure, du type d’activité et des participant·es pour chaque activité
  • Répartition des groupes d’élèves dans les différentes activités (en « acteur » ou « spectateur »)
  • Possibilité de répartir les élèves en demi-groupes
• Audit du planning afin de vérifier sa cohérence et de détecter d’éventuelles erreurs
  • Vérifie les paramètres de fréquence saisis dans les types d’activité
  • Vérifie si la limite de places est respectée pour chaque activité
  • Vérifie et signale les éventuels chevauchements d’activité qui auraient lieu au même endroit, au même moment
  • Vérifie la cohérence des demi-groupes répartis sur les activités
  • Liste tous les moments pendant lesquels un groupe n’aurait pas d’activité (temps libre)
  • Affiche un récapitulatif de toutes les activités pour chaque groupe

Différences avec pretalx

Le logiciel est comparable à pretalx sur le principe, mais se démarque sur plusieurs aspects majeurs :

• Bibliodid est conçu pour gérer un grand nombre d’activités à la volée, et se concentre sur les « trames » d’activités auxqueles participent les élèves. Le concept de « tracks » de pretalx est beaucoup plus poussé dans Bibliodid, car il a pour but d’imposer un planning défini à chaque groupe d’élèves ;
• Bibliodid ne permet pas de créer un appel à participation : les activités sont créées par les personnes en charge de l’administration de l’évènement.
• Le système d’audit/vérification du planning est propre à Bibliodid et est particulièrement développé.
• Bibliodid est beaucoup plus léger en terme de fonctionnalités et de simplicité d’administration.

De manière générale, Bibliodid est spécifiquement adapté à l’administration d’un évènement qui nécessite de gérer des groupes de personnes, dans lequel il y aurait plus d’une centaine d’activités (plus il y a d’activités, plus le panel Audit est utile).

Informations complémentaires

Ce logiciel est libre et open-source sous licence AGPLv3.

N’hésitez pas à me contacter pour plus d’informations.